Náplň činnosti odboru vnitřní správy a provozu
SAMOSTATNÁ PŮSOBNOST
Odbor vnitřní správy a provozu zajišťuje:
- technické, materiální a finanční zajištění místního referenda podle příslušných obecně závazných právních předpisů, právních předpisů SMOl a interních norem SMOl
- rozmísťování odborů MMOl a zajištění souvisejících záležitostí
- uzavírání smluv o nájmu, jejichž předmětem je poskytnutí prostor pro zřízení volebních místností a bezpečné uložení volebního vybavení, a je pověřen jejich podepisováním
- uzavírání nájemních smluv a smluv o výpůjčce (po odsouhlasení tajemníkem MMOl) movitých věcí (do výše předmětu plnění 500 000,- Kč bez DPH) souvisejících s náplní činnosti odboru vnitřní správy a provozu, a je pověřen jejich podepisováním
- část agendy čerpání sociálního fondu MMOl dle schváleného rozpočtu
- parkovací karty do podzemních garáží Namiro pro odborné komise
- agendu služebních mobilních telefonů, komunikaci s poskytovateli mobilních služeb (včetně výběrových řízení na služby mobilního operátora), měsíční vyúčtování služeb mobilního operátora služebních telefonních čísel zaměstnanců MMOl, likvidaci faktur za používání služebních mobilních telefonů MMOl – služby operátorů
odd. mzdové zajišťuje:
- komplexní výkon mzdové a platové agendy pro zaměstnance SMOl (MMOl a MPO) v souladu s platnou legislativou
- vedení evidenci docházky pracovní doby SMOl, včetně jejího zadávání a zpracování základních mzdových údajů do programu DC
- vedení agendy dovolené SMOl
- zpracovávání podkladů týkajících se hospodářské činnosti zaměstnanců MMOl
- komplexní výkon mzdové agendy týkajících se dohod konaných mimo pracovní poměr
- komplexní výkon mzdové agendy týkající se odměn členů ZMO, členů výborů ZMO a komisí RMO
- agendu refundace platů a mezd
- zpracování rozpočtu mzdových nákladů za zaměstnance MMOl a týkajících se dohod konaných mimo pracovní poměr
- zpracování rozpočtu pro členy ZMO, členy výborů ZMO a komisí RMO
- vedení evidence dotací a finančních příspěvků týkajících se dotovaných projektů jednotlivých odborů na platy a mzdové náklady
- výpočet a označení uznatelných mzdových nákladů u jednotlivých projektů či dotací
- agendu plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením ve spolupráci s oddělením personálním
- část agendy sociálního fondu MMOl:
- stanovení výše sociálního fondu MMOl, včetně stanovení rozpočtu a sledování čerpání finančních prostředků ze sociálního fondu MMOl,
- provádění odvodů záloh do sociálních fondů MMOl a MPO dle čerpání mzdových prostředků,
- zpracování a evidence příspěvku zaměstnavatele poskytovaného na penzijní připojištění, na doplňkové penzijní spoření a na dlouhodobý investiční produkt zaměstnancům MMOl,
- provádí dobití karty na volnočasové aktivity a vyplácí a eviduje peněžní a nepeněžní plnění poskytnuté ze sociálního fondu, které musí být uvedeno ve mzdových listech zaměstnanců SMOl,
- agendu spojenou s příspěvkem na stravování pro zaměstnance MMOl
- zpracování statistických výkazů
- zabezpečení činností požadovaných ČSSZ, Finančním úřadem nebo zdravotními pojišťovnami
- archivaci materiálů mzdové a platové agendy
- tvorbu a aktualizaci interních norem týkajících se mzdové a platové oblasti ve spolupráci s oddělením personálním
- agendu zveřejňování smluv a objednávek SF v RS
- pracovněprávní služby, konzultace a poradenství v rámci MMOl v úzké spolupráci s oddělením personálním
odd. provozně-ekonomické zajišťuje:
Poznámka: Pokud dále není uvedeno jinak, tak všechny níže uvedené agendy tohoto oddělení souvisejí se zajištěním běžného provozu a svěřených agend dle schváleného rozpočtu MMOl na dané období.
- agendu komplexní fakturace z objednávek a smluv související se zajištěním běžného provozu MMOl
- agendu člena týmu – pověřené osoby k výkonu EnMS, tzv. „Energetického manažera organizace“ – zahrnující činnosti systému EnMS
- agendu zálohových plateb - provádění a evidenci zálohových plateb, vyúčtování zálohových plateb (energie, nájmy, plyn, teplo, vodné, stočné, fond oprav)
- agendu přefakturace – vyúčtování a přefakturace plateb za el. energii, plyn, vodné, stočné, teplo externím odběratelům, nájmy, vyúčtování a přefakturace z nájemních vztahů, přefakturace energií za akce s organizační a finanční podporou města, vánoční trhy, akce soukromých subjektů, nájmy – galerie Caesar, bufet Hynaisova
- agendu objednávek – nákup předmětů a služeb, realizace plnění a kontrola plnění předmětu objednávek
- agendu smluv - nákup předmětů a služeb – realizace plnění a kontrola plnění předmětu smluv
- agendu skladových zásob – zásobování kancelářskými potřebami, papírem a tonery pro MMOl a MPO
- agendu skladových zásob – čistících, hygienických, desinfekčních prostředků pro řádný i mimořádný úklid v objektech MMOl a MPO (objednání, nákup, evidence, přebírání, reklamace, výdej, inventarizace fyzická a dokladová, skladové hospodářství, zveřejnění v RS, fakturace)
- agendu objednávání, nákupu, výroby, evidence, výdeje, likvidace, odpisu, razítek pro MMOl a SMOl
- agendu vystavování platebních poukazů
- agendu zajištění řádných i mimořádných úklidových prací v objektech MMOl, v užívání či v nájmu jiných subjektů
- agendu tuzemských i zahraničních cestovních příkazů MMOl
- agendu přeúčtování a vyúčtování PHM nakoupených a spotřebovaných paliv a mazadel služebními vozidly MMOl zařazených do jednotlivých odborů MMOl – mimo PHM vozidel odd. rozvozu stravy odboru školství, OMP, vozidel SDH hasičů – odboru ochrany
- agendu hospodaření s přidělenými dotacemi, transfery nebo jinými účelově vázanými prostředky
- agendu správa a servis vozového parku služebních vozidel MMOl včetně materiálu a příslušenství k vozidlům – pouze služební vozidla jednotlivých odborů MMOl – mimo vozidla odd. rozvozu stravy odboru školství, OMP, vozidla SDH hasičů – odboru ochrany
- agendu leasingů MMOl hrazených z rozpočtu odboru
odd. správy budov zajišťuje:
Poznámka: Pokud dále není uvedeno jinak, tak všechny níže uvedené agendy tohoto oddělení souvisejí se zajištěním správy, údržby, oprav a technického zajištění a zabezpečení chodu a provozu administrativních a skladovacích objektů MMOl ve správě a účetní evidenci odboru vnitřní správy a provozu, v užívání či nájmu jiných subjektů dle schváleného rozpočtu MMOl.
- agendu objednávek, evidence, alokace rozpočtu – nákup předmětů a služeb – realizace plnění a kontrola plnění předmětu objednávek
- agendu zahrnující činnosti tzv. pověřených osob povinovaných k výkonu stanovených činností EnMS na úrovni člena týmu tzv. „provozní pracovník“ s povinnostmi a kompetencemi týkajících se managementu hospodaření s energií
- agendu komplexní fakturace z objednávek a smluv
- agendu vystavování platebních poukazů – vystavování platebních poukazů za nákupy v hotovosti všem odborům MMOl za komodity
- agendu evidence majetku dlouhodobé spotřeby pro všechny odbory MMOl dle schváleného rozpočtu MMOl
- agendu ztrát a nálezů
- agendu vyklízení nemovitostí neznámých osob v souvislosti s jejich úmrtím a vypravení sociálního pohřbu obcí ve spolupráci s odborem sociálních věcí MMOl
- agendu smluv - nákup předmětů a služeb – realizace plnění a kontrola plnění předmětu smluv
- (ústředny, klimatizace, vzduchotechnika atd.)
- agendu poskytování informací o příslušnosti a telefonních linkách pracovišť a zaměstnanců MMOl
- agendu - provoz, servis a opravy telefonní el. ústředny, přepojování – aktualizace tel. linek
odd. spisové služby zajišťuje:
- výkon spisové služby (tzn. odbornou správu dokumentů vzniklých z činnosti původce)
- činnosti podatelny a výpravny - příjem, evidenci, rozdělování a odesílání analogových a elektronických dokumentů
- autorizované konverze dokumentů z moci úřední
- správu a obsluhu datové schránky SMOl
- kontrolu funkčnosti elektronické úřední desky
- evidenci, vyvěšení a potvrzení vyhlášek od cizích organizací
- agendu kvalifikovaných a komerčních certifikátů a časových razítek
- hromadné kopírování dokumentů (nad 25 ks kopií z jednoho originálu)
- evidenci a doručování výzev pro občany s trvalým pobytem Horní nám. 583, Olomouc
- zpracování účetních dokladů - objednávky, faktury (pevné telefonní linky, frankovací stroje, noviny, časopisy, Sbírky zákonů a další)
- komplexní agendu centrální spisovny SMOl – evidenci, zapůjčování, nahlížení, ukládání a vyřazování analogových a elektronických dokumentů ve skartačním řízení
- komplexní agendu spisovny čtrnácti zrušených organizací, jejichž zřizovatelem bylo statutární město Olomouc
- spolupráci se Státním okresním archivem Olomouc v oblasti skartačních řízení a metodických pokynů
- bezpečnou likvidaci dokumentů SMOl prostřednictvím certifikované firmy
- metodiku spisové služby
PŘENESENÁ PŮSOBNOST
Odbor vnitřní správy a provozu zajišťuje:
- technické, materiální a finanční zajištění voleb a celostátního (příp. krajského) referenda podle příslušných obecně závazných právních předpisů, právních předpisů SMOl a interních norem SMOl
- vedení evidence vyrozumění ohledně vyklizení nemovitostí bez náhrady nebo se zajištěním bytové náhrady nebo přístřeší podle občanského soudního řádu
- vedení evidence pravomocných usnesení soudu o nařízení výkonu rozhodnutí prodejem nemovitostí podle občanského soudního řádu
zpracoval: Bc. Jan Večeř – pověřen zastupováním vedoucího odboru