Náplň činnosti odboru vnitřní správy a provozuSAMOSTATNÁ PŮSOBNOST Odbor vnitřní správy a provozu zajišťuje: podílí se na organizaci voleb, sčítání lidu a referenda rozmísťování odborů MMOl a zajištění souvisejících záležitostí uzavírání smluv o nájmu, jejichž předmětem je poskytnutí prostor pro zřízení volebních místností a bezpečné uložení volebního vybavení, a je pověřen jejich podepisováním uzavírání smluv (po odsouhlasení tajemníkem MMOl) movitých věcí (do výše předmětu plnění 500 000,- Kč bez DPH) souvisejících s náplní činnosti odboru vnitřní správy a provozu, a je pověřen jejich podepisováním část agendy čerpání sociálního fondu MMOl dle schváleného rozpočtu agendu služebních mobilních telefonů, komunikaci s poskytovateli mobilních služeb (včetně výběrových řízení na služby mobilního operátora), měsíční vyúčtování služeb mobilního operátora služebních telefonních čísel zaměstnanců MMOl, likvidaci faktur za používání služebních mobilních telefonů MMOl – služby operátorů odd. provozně-ekonomické zajišťuje: agendu komplexní fakturace z objednávek a smluv související se zajištěním běžného provozu MMOl agendu spočívající v zajišťování nákupu interiérového vybavení kanceláří v administrativních objektech MMOl agendu člena týmu – pověřené osoby k výkonu EnMS, tzv. „Energetického manažera organizace“ – zahrnující činnosti systému EnMS agendu zálohových plateb - provádění a evidenci zálohových plateb, vyúčtování zálohových plateb (energie, nájmy, plyn, teplo, vodné, stočné, fond oprav) agendu přefakturace – vyúčtování a přefakturace plateb za el. energii, plyn, vodné, stočné, teplo externím odběratelům agendu objednávek – nákup předmětů a služeb, realizace plnění a kontrola plnění předmětu objednávek agendu zveřejňování v Registru smluv agendu smluv - nákup předmětů a služeb – realizace plnění a kontrola plnění předmětu smluv agendu skladových zásob – zásobování kancelářskými potřebami, papírem a tonery pro MMOl a MPO agendu skladových zásob – čistících, hygienických, desinfekčních prostředků pro řádný i mimořádný úklid v objektech MMOl a MPO (objednání, nákup, evidence, přebírání, reklamace, výdej, inventarizace fyzická a dokladová, skladové hospodářství, fakturace) agendu objednávání, nákupu, výroby, evidence, výdeje, likvidace, odpisu, razítek pro MMOl a SMOl agendu vystavování platebních poukazů agendu zajištění řádných i mimořádných úklidových prací v objektech MMOl, v užívání či v nájmu jiných subjektů agendu tuzemských i zahraničních cestovních příkazů MMOl agendu přeúčtování a vyúčtování PHM nakoupených a spotřebovaných paliv a mazadel služebními vozidly MMOl zařazených do jednotlivých odborů MMOl agendu hospodaření s přidělenými dotacemi, transfery nebo jinými účelově vázanými prostředky agendu správa a servis vozového parku služebních vozidel MMOl včetně materiálu a příslušenství k vozidlům agendu leasingů MMOl hrazených z rozpočtu odboru odd. správy budov zajišťuje: agendu objednávek, evidence, alokace rozpočtu – nákup předmětů a služeb – realizace plnění a kontrola plnění předmětu objednávek agendu zahrnující činnosti tzv. pověřených osob povinovaných k výkonu stanovených činností EnMS na úrovni člena týmu tzv. „provozní pracovník“ s povinnostmi a kompetencemi týkajících se managementu hospodaření s energií agendu komplexní fakturace z objednávek a smluv včetně zveřejňování v Registru smluv agendu vystavování platebních poukazů – vystavování platebních poukazů za nákupy v hotovosti všem odborům MMOl za komodity agendu evidence majetku dlouhodobé spotřeby pro všechny odbory MMOl dle schváleného rozpočtu MMOl agendu ztrát a nálezů agendu vyklízení nemovitostí neznámých osob v souvislosti s jejich úmrtím a vypravení sociálního pohřbu obcí ve spolupráci s odborem sociálních věcí MMOl agendu smluv - nákup předmětů a služeb – realizace plnění a kontrola plnění předmětu smluv (ústředny, klimatizace, vzduchotechnika atd.) agendu poskytování informací o příslušnosti a telefonních linkách pracovišť a zaměstnanců MMOl agendu - provoz, servis a opravy telefonní el. ústředny, přepojování – aktualizace tel. linek odd. spisové služby zajišťuje: výkon spisové služby (tzn. odbornou správu dokumentů vzniklých z činnosti původce) činnosti podatelny a výpravny - příjem, evidenci, rozdělování a odesílání analogových a elektronických dokumentů autorizované konverze dokumentů z moci úřední správu a obsluhu datové schránky SMOl kontrolu funkčnosti elektronické úřední desky evidenci, vyvěšení a potvrzení vyhlášek od cizích organizací agendu kvalifikovaných a komerčních certifikátů a časových razítek evidenci a doručování výzev pro občany s trvalým pobytem Horní nám. 583, Olomouc zpracování účetních dokladů - objednávky, faktury (pevné telefonní linky, frankovací stroje, noviny, časopisy, Sbírky zákonů a další) komplexní agendu centrální spisovny SMOl – evidenci, zapůjčování, nahlížení, ukládání a vyřazování analogových a elektronických dokumentů ve skartačním řízení komplexní agendu spisovny čtrnácti zrušených organizací, jejichž zřizovatelem bylo statutární město Olomouc spolupráci se Státním okresním archivem Olomouc v oblasti skartačních řízení a metodických pokynů bezpečnou likvidaci dokumentů SMOl prostřednictvím certifikované firmy metodiku spisové služby PŘENESENÁ PŮSOBNOST Odbor vnitřní správy a provozu zajišťuje: technické, materiální a finanční zajištění voleb a celostátního (příp. krajského) referenda podle příslušných obecně závazných právních předpisů, právních předpisů SMOl a interních norem SMOl vedení evidence vyrozumění ohledně vyklizení nemovitostí bez náhrady nebo se zajištěním bytové náhrady nebo přístřeší podle občanského soudního řádu vedení evidence pravomocných usnesení soudu o nařízení výkonu rozhodnutí prodejem nemovitostí podle občanského soudního řádu