Statutární město Olomouc

oficiální informační portál

www.olomouc.eu | stránka: Náplň činnosti « Odbor kancelář primátora « Odbory magistrátu « Magistrát

Sociální sítě

Náplň činnosti odboru kancelář primátora

SAMOSTATNÁ PŮSOBNOST

A. Vedoucí odboru zajišťuje:

  • řízení, organizaci a kontrolu práce odboru
  • tvorbu a koordinaci koncepčních projektů odboru
  • sledování čerpání rozpočtu odboru
  • hospodaření s finančními prostředky v rámci rozpočtu odboru
  • obsluha hlasovacího zařízení na jednání ZMO
  • sledování plnění úkolů primátora vyplývajících z jednání RMO, ZMO a porad primátora
  • organizační zabezpečení průběhu jednání RMO a ZMO
  • koordinace a realizace městských akcí

B. Samostatní zaměstnanci

asistentka - ekonomka zajišťuje:

  • sledování čerpání rozpočtu odboru
  • hospodaření s finančními prostředky v rámci rozpočtu odboru
  • evidenci docházky (pracovníci odboru + uvolnění členové RMO)
  • inventarizaci
  • zpracování a aktualizaci databáze adres a důležitých informací o podnicích a významných osobnostech
  • propagační materiály a dárky (jejich nákup, objednávání, evidence o vydávání)
  • zástup na organizačním oddělení
  • zásobování v souvislosti s fungováním samosprávy (občerstvení apod.) dle pokynů vedoucí odboru kancelář primátora

řidič zajišťuje:

  • realizaci služebních cest primátora, náměstků primátora a tajemníka dle jejich požadavků přidělenými služebními vozidly MMOl – po odsouhlasení vedoucí odboru kancelář primátora
  • realizaci služebních cest zaměstnanců MMOl dle požadavků odborů MMOl – po odsouhlasení vedoucí odboru kancelář primátora
  • pravidelnou údržbu a funkčnost přidělených služebních vozidel
  • pravidelné vyúčtování pohonných hmot u přidělených služebních vozidel
  • je odpovědný za přípravu daných pracovních a služebních cest primátora
  • zásobování v souvislosti s fungováním samosprávy (občerstvení apod.) dle pokynů vedoucí odboru kancelář primátora
  • účastní se pravidelně školení řidičů referentských vozidel
  • plní další úkoly vyplývající ze sjednaného druhu práce v pracovní smlouvě dle pokynů primátora, náměstků primátora, tajemníka nebo vedoucí odboru kancelář primátora

C. Jednotlivá oddělení

odd. organizační a sekretariátů členů RMO zajišťuje:

  • pořizování zápisu z jednání ZMO a RMO
  • zpracování čistopisu usnesení ZMO a RMO
  • kontrolu usnesení ZMO a RMO
  • rozpracování usnesení ze zasedání ZMO
  • změny ve složení ZMO (vzdání se mandátu, přidělování mandátu, osvědčení o zvolení)
  • služby pro občany:
    • nahlížení do Sbírky zákonů
    • nahlížení do usnesení a důvodových zpráv ze ZMO a RMO
    • přihlašování občanů do diskuze na ZMO
  • podílí se na obsluze hlasovacího zařízení na jednání ZMO
  • shromažďování a distribuci podkladových materiálů pro jednání ZMO i RMO
  • zpracování a aktualizaci adresáře členů ZMO
  • zveřejňování podkladů pro jednání ZMO na webových stránkách SMOl
  • zveřejňování usnesení RMO a ZMO na úřední desce
  • kompletaci Sbírky zákonů na jednotlivé odbory a jejich archivaci
  • organizační a technické zajištění průběhu jednání RMO i ZMO
  • archivaci podkladových materiálů z jednání RMO i ZMO
  • pořizování výpisů z usnesení RMO i ZMO
  • spolupracuje při organizačním zajištění voleb a referenda – sestavování volebních komisí

2 asistentky primátora zajišťují:

  • vedení sekretariátu primátora, vyřizování korespondence primátora (včetně zjišťování podkladů)
  • organizační zabezpečení pracovních a společenských akcí pořádaných primátorem
  • sledování plnění úkolů vyplývajících z evidované korespondence, která byla postoupena k řešení členům RMO nebo jednotlivým odborům MMOl
  • sledování plnění úkolů primátora vyplývajících z jednání RMO, ZMO a porad primátora
  • zajišťování po dohodě s primátorem objednávání návštěv a účast primátora na akcích a jednáních
  • správnost a úplnost archivování materiálů sekretariátu
  • organizační zabezpečení přijímání oficiálních návštěv primátorem a členy RMO
  • organizační zabezpečení služebních cest primátora
  • evidenci a půjčování vlajek v rámci MMOl
  • obsazení zasedací místnosti primátora a zasedací místnosti RMO
  • obsluha hlasovacího zařízení na jednání ZMO
  • přípravu podkladů pro jednání RMO a ZMO
  • vedení centrální evidence petic a žádostí podle § 16 odst. 2 písm. f) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů

asistentky uvolněných a neuvolněných členů RMO zajišťují:

  • vedení sekretariátů jednotlivých členů RMO, vyřizování korespondence
  • informační servis pro členy RMO
  • přípravu podkladů pro jednání členů RMO
  • správnost a úplnost archivování materiálů sekretariátů
  • spolupráci při provádění inventarizace
  • evidenci, kontrolu úkolů a provádění jiných administrativních úkonů
  • organizační zabezpečení průběhu jednání RMO a ZMO
  • organizační zabezpečení přijímání oficiálních návštěv členy RMO

odd. mediální komunikace, propagace a marketingu zajišťuje:

  • informační, publicistické a tiskové vztahy SMOl k veřejnosti a médiím
  • koncepci a koordinaci komunikace a prezentace SMOl
  • přípravu a zpracování témat, tiskových zpráv a tiskových sdělení pro informování médií a veřejnosti
  • přípravu a zpracování zpráv, fotografií, rozhovorů a informačních sdělení pro webové stránky města, zpravodaj města (Olomoucké listy) a další periodika vydávaná SMOl
  • komunikaci se zástupci médií
  • poskytování odpovědí médiím na dotazy k činnosti MMOl a SMOl
  • přípravu a zpracování podkladů pro odpovědi médiím a veřejnosti
  • poskytování informací o závěrech jednání a rozhodnutí orgánů samosprávy
  • přípravu, organizaci a zajištění tiskových konferencí
  • přípravu a zpracování podkladových materiálů pro konání tiskových konferencí
  • organizační a obsahovou přípravu veřejných či televizních diskusí
  • mediální prezentaci, organizaci, moderování a produkční zajištění akcí organizovaných nebo spoluorganizovaných městem Olomouc
  • přípravu organizačního zabezpečení a podkladů pro vystupování primátora a členů RMO na veřejných akcích a v mediích
  • asistenční činnost pro primátora a členy RMO a vedoucí odborů MMOl při komunikaci s médií a veřejností
  • zpracování denního monitoringu z tisku pro členy RMO
  • přípravu materiálů a koordinaci zpracování Olomouckých listů a dalších periodik vydávaných SMOl
  • podílí se na tvorbě imagových materiálů SMOl
  • editorskou činnost v Olomouckých listech
  • členství v redakční radě Olomouckých listů
  • editorskou činnost pro webové stránky města
  • přípravu aktuálních tiskových zpráv, fotografií a informačních sdělení pro webové stránky města
  • spolupráci a součinnost v oblasti PR příspěvkových organizací a akciových společností SMOl
  • koordinátor public relations („PR“) aktivit protipovodňových opatření zajišťuje:
    • vztahy s veřejností s důrazem na obousměrnost komunikace v oblasti protipovodňových opatření
    • činnosti v oblasti sociální komunikace s veřejností a kontroly v oblasti protipovodňových opatření
    • podporu public relations
    • vytváření pozitivního mediálního image protipovodňových opatření
    • spolupráci s mediálními institucemi a odpovídajícími partnery na regionální, republikové i zahraniční úrovni
    • prezentaci protipovodňových opatření
    • koordinaci a zpracování dlouhodobých záměrů protipovodňových opatření, zpráv o činnosti a jiných dokumentů souvisejících s problematikou protipovodňových opatření
  • Propagace
    • propagace akcí produkčně pořádaných nebo podporovaných městem
    • grafická a předtisková příprava merkantilních tiskovin města, pozvánek a dalších tiskových materiálů
    • návrh, zajištění a distribuce propagačních materiálů a předmětů
    • koordinace výroby tiskovin
    • správa a tvorba vlastní fotogalerie města
    • propagace města na akcích v rámci měst ČR i v zahraničí
    • spolupráce s mediálními partnery
    • propagace připravovaných akcí ve spolupráci se zadavatelem akce
    • propagace města (brand kampaň)
  • Marketing
    • příprava a realizace marketingového plánu
    • koordinace zavádění a dodržování jednotného vizuálního stylu
    • DTP příprava tiskovin, inzerce, elektronických prezentací
    • grafická příprava a koordinace výroby předmětů, tiskovin a materiálů
    • organizování marketingových kampaní
    • administrace objednávek a služeb
  • Webmasteři
    • příprava šablon pro jednotné dokumenty MS Office
    • správa a vývoj internetových prezentací města
    • správa a vývoj internetových aplikací, programátorské práce
    • vývoj a správa jednotného webového redakčního systému
    • statistiky návštěvnosti webových stránek

PŘENESENÁ PŮSOBNOST

1. Výkon přenesené působnosti v základním rozsahu stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu daném územím města Olomouc

územní rozsah:
město Olomouc (část Bělidla, Černovír, Droždín, Hejčín, Hodolany, Holice, Chomoutov, Chválkovice, Klášterní Hradisko, Lazce, Lošov, Nedvězí, Nemilany, Neředín, Nová Ulice, Nové Sady, Nový Svět, Olomouc, Pavlovičky, Povel, Radíkov, Řepčín, Slavonín, Svatý Kopeček, Topolany, Týneček)

odd. organizační a sekretariátů členů RMO zajišťuje:

  • podílí se na organizaci voleb, referenda

2. Výkon přenesené působnosti v rozsahu pověřeného obecního úřadu stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu obce s pověřeným obecním úřadem

(dle vyhlášky č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů obcí s rozšířenou působností, ve znění pozdějších předpisů)

územní rozsah:
města:
Olomouc,Velká Bystřice
městyse:
Dub nad Moravou (část Bolelouc, Dub nad Moravou, Tučapy), Náměšť na Hané, Velký Újezd
obce:
Bělkovice-Lašťany, Blatec, Bohuňovice, Bukovany, Bystročice (část Bystročice, Žerůvky), Bystrovany, Daskabát, Dolany (část Dolany, Pohořany, Véska), Doloplazy, Drahanovice (část Drahanovice, Kníničky, Lhota pod Kosířem, Ludéřov, Střížov), Grygov, Hlušovice, Hněvotín, Horka nad Moravou, Charváty (část Čertoryje, Drahlov, Charváty), Kozlov (část Kozlov, Slavkov), Kožušany-Tážaly (část Kožušany, Tážaly), Krčmaň, Křelov-Břuchotín (část Břuchotín, Křelov), Liboš, Loučany, Luběnice, Lutín (část Lutín, Třebčín), Majetín, Mrsklesy, Přáslavice (část Kocourovec, Přáslavice), Příkazy (část Hynkov, Příkazy), Samotišky, Skrbeň, Slatinice (část Lípy, Slatinice), Suchonice, Svésedlice, Štěpánov (část Březce, Moravská Huzová, Štěpánov), Těšetice (část Rataje, Těšetice, Vojnice), Tovéř, Tršice (část Hostkovice, Lipňany, Vacanovice, Přestavlky, Tršice, Zákřov), Ústín, Velký Týnec (část Čechovice, Velký Týnec, Vsisko), Věrovany (část Nenakonice, Rakodavy, Věrovany)

odd. organizační a sekretariátů členů RMO zajišťuje:

  • podílí se na organizaci voleb, referenda

3. Výkon přenesené působnosti v rozsahu obecního úřadu obce s rozšířenou působností stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu obce s rozšířenou působností

(dle vyhlášky č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů obcí s rozšířenou působností, ve znění pozdějších předpisů)

  • nevykonává

4. Výkon přenesené působnosti na základě veřejnoprávních smluv

  • nevykonává

5. Výkon přenesené působnosti na základě rozhodnutí krajského úřadu, popř. rozhodnutí ministerstva vnitra

  • nevykonává

zpracovala: Bc. Helena Plachá – pověřená zastupováním vedoucí odboru kancelář primátora

Kontakt

Magistrát města Olomouce
Horní náměstí č.p. 583
779 11 Olomouc
Telefon: 585 513 111 | tel. seznam

E-mail: podatelna@olomouc.eu
Datová schránka ID: kazbzri

IČ: 00299308
DIČ: CZ 00299308

Základní úřední dny a hodiny

(včetně pokladen)

Pondělí: 8:00 – 12:00 13:00 – 17:00
Úterý: 8:00 – 12:00 13:00 – 15:30
Středa: 8:00 – 12:00 13:00 – 17:00 (18:00)
Čtvrtek: 8:00 – 12:00 13:00 – 15:30
Pátek:
Úřední hodiny jednotlivých pracovišť

Pracoviště magistrátu