Statutární město Olomouc

oficiální informační portál

www.olomouc.eu

Sociální sítě

Náplň činnosti odboru kancelář primátora

SAMOSTATNÁ PŮSOBNOST

A. Vedoucí odboru zajišťuje:

  • řízení, organizaci a kontrolu práce odboru
  • tvorbu a koordinaci koncepčních projektů odboru
  • přípravu a sledování čerpání rozpočtu odboru
  • hospodaření s finančními prostředky v rámci rozpočtu odboru
  • kontrolu nad uzavíráním smluv a dohod v rámci spolupráce s externími dodavateli
  • sledování plnění úkolů primátora vyplývajících z jednání RMO, ZMO a porad vedení města
  • organizační zabezpečení průběhu jednání RMO a ZMO, obsluha hlasovacího zařízení na jednání ZMO
  • účast na pracovních jednáních primátora, následné řešení daných úkolů
  • aktivní práci v KŠ SMOl
  • koordinaci a realizaci městských akcí týkající se vedení města
  • spolupráci na přípravě a realizaci významných městských kulturních akcí
  • koordinaci a spolupráci na vydání Výroční zprávy SMOl
  • kontrolu vedení centrální evidence petic a žádostí podle § 16 odst. 2 písm. f) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů
  • koordinace práce dotačního programu „Podpora společensko-prospěšných projektů“
  • evidenci a zpracování personálních záležitostí odboru (dohody, náplně práce, plné moci, apod.)
  • samostanou agendu SMO ČR (příprava podkladů, koordinace stanovisek a připomínek odborů MMOl, atd.)
  • koordinaci a připomínky pro koncepční a strategické dokumenty ve spolupráci s pracovníky odboru

B. SAMOSTATNÍ ZAMĚSTNANCI

asistentka - ekonomka zajišťuje:

  • evidenci docházky (pracovníci odboru + uvolnění členové RMO)
  • zástup na organizačním oddělení
  • inventarizace majetku OKP
  • propagační materiály a dárky (jejich nákup, objednávání, evidence o vydávání)
  • zásobování v souvislosti s fungováním samosprávy (občerstvení apod.) dle pokynů vedoucí odboru kancelář primátora
  • sestavování návrhu ročního rozpočtu s rozsáhlou vnitřní strukturou příjmových a výdajových položek odboru a jeho zadání ke schválení do programu PROXIO
  • kontrolu hospodaření dle schváleného rozpočtu odboru včetně sledování čerpání provozní části rozpočtu dle limitů rozpočtovaných položek v programu PROXIO
  • předkládání návrhů na opatření souvisejících s vývojem čerpání rozpočtu odboru včetně návrhů rozpočtových změn vedoucímu odboru a zadávání požadavku rozpočtových změn do programu PROXIO
  • vedení a vystavování objednávek odboru v programu Agendio
  • likvidace faktur a paragonů vystavením zúčtovacích a platebních poukazů za odbor
  • vedení majetkové agendy odboru v souladu s platnými právními předpisy a vnitřními směrnicemi MMOl včetně zařazování nového majetku do inventárního stavu, převodu či vyřazování a likvidaci majetku opotřebeného a neopravitelného z inventárního stavu na základě škodní a likvidační komise a RMO nebo jen dílčí inventarizační komise – vedení v účetní evidenci programu ENO
  • vede evidenci interních předpisů a metodických pokynů, průkazů zaměstnanců
  • agendu stravného pro odbor (objednávky, výdej)
  • asistentské práce dle pokynů vedoucí(ho) odboru
  • příjem a administrace žádostí v dotačním programu „Podpora společensko-prospěšných projektů“, předložení žádostí na projednání v RMO případně ZMO

řidič zajišťuje:

  • realizaci služebních cest primátora, náměstků primátora a tajemníka dle jejich požadavků přidělenými služebními vozidly MMOl – po odsouhlasení vedoucí odboru kancelář primátora
  • realizaci služebních cest zaměstnanců MMOl dle požadavků odborů MMOl – po odsouhlasení vedoucí odboru kancelář primátora
  • pravidelnou údržbu a funkčnost přidělených služebních vozidel
  • pravidelné vyúčtování pohonných hmot u přidělených služebních vozidel
  • je odpovědný za přípravu daných pracovních a služebních cest primátora
  • zásobování v souvislosti s fungováním samosprávy (občerstvení apod.) dle pokynů vedoucí odboru kancelář primátora
  • účastní se pravidelně školení řidičů referentských vozidel
  • plní další úkoly vyplývající ze sjednaného druhu práce v pracovní smlouvě dle pokynů primátora, náměstků primátora, tajemníka nebo vedoucí odboru kancelář primátora

C. JEDNOTLIVÁ ODDĚLENÍ

odd. organizační a sekretariátů členů RMO zajišťuje:

  • předložení návrhů termínů konání RMO a ZMO
  • sestavení programu RMO a ZMO
  • shromažďování a distribuci podkladových materiálů pro jednání ZMO i RMO
  • kontrolu usnesení RMO a ZMO
  • metodická pomoc odborům MMOl při zpracování materiálů RMO a ZMO
  • převod podkladových materiálů RMO a ZMO do aplikace Předlohy a Administrace
  • organizační a technické zajištění průběhu jednání RMO a ZMO
  • zpracování čistopisu usnesení RMO a ZMO
  • anonymizace usnesení RMO a ZMO
  • úprava důvodových zpráv a příloh po jednání RMO a ZMO
  • zveřejňování usnesení RMO a ZMO na úřední desce
  • pořizování zápisu z jednání RMO a ZMO
  • pořizování výpisů z usnesení RMO i ZMO
  • archivaci podkladových materiálů z jednání RMO i ZMO
  • informování a komunikace se členy RMO a ZMO
  • zajištění občerstvení na jednání RMO a ZMO
  • objednávky a fakturace v souvislosti s organizací jednání RMO a ZMO
  • rozpracování usnesení ze zasedání ZMO
  • změny ve složení ZMO (vzdání se mandátu, přidělování mandátu, osvědčení o zvolení)
  • zpracování a aktualizaci adresáře členů ZMO
  • zveřejňování podkladů pro jednání ZMO na webových stránkách SMOl
  • evidence podnětů zastupitelů ze zasedání ZMO
  • evidence podnětů občanů ze zasedání ZMO
  • zkouška techniky před jednáním ZMO
  • podílí se na obsluze hlasovacího zařízení na jednání ZMO
  • příprava a realizace on-line zasedání ZMO
  • návrh zasedacího pořádku ZMO, změny v průběhu volebního období
  • služby pro občany:
    • nahlížení do Sbírky zákonů
    • nahlížení do usnesení a důvodových zpráv ze ZMO a RMO
    • přihlašování občanů do diskuze na ZMO
  • kompletaci Sbírky zákonů a jejich archivaci
  • nastavení práv zaměstnanců MMOl v programu Intradoc
  • ověřování podpisů a listin pro potřeby OKP
  • organizační a technické zajištění valných hromad akciových společností se 100% účastí města (podkladové materiály, usnesení, zápis, zveřejnění)
  • objednávka a distribuce propagačního materiálu (cukr a rozetky pro odbory MMOl)
  • zástup hospodářky odboru
  • spolupráce s Okresním archivem Olomouc (vyhledávání materiálů)
  • zápisy z pracovních jednání s účastí členů rady města
  •  
  • sestavování okrskových volebních komisí a spolupráce při organizačním zajištění voleb a referenda:
    • podíl na přípravě harmonogramu a úkolů pro dané volby popř. referendum
    • komunikace se zmocněnci politických stran a hnutí
    • zveřejnění informací pro volební strany k delegování členů do OVK a informace k 1. zasedání OVK na webových stránkách města
    • vytvoření databáze delegovaných zástupců politických stran do okrskových volebních komisí (včetně seznamu náhradníků)
      • vedení agendy členů OVK
      • sestavení seznamu členů OVK jmenovaných primátorem SMOl
      • rezervace prostor pro 1. zasedání OVK
      • organizační a technické zajištění 1. zasedání OVK
      • organizační a technické zajištění 1. a 2. schůzky zapisovatelů s tajemníkem MMOl
      • svolání a organizační zajištění schůzky předsedů OVK s tajemníkem MMOl
      • zajištění informování předsedů OVK o vzdání se kandidatury, popř. odvolání náhradníka
      • zajištění materiálů pro členy OVK
      • doplňování OVK za stornované, popř. omluvené členy
      • vydávání potvrzení o účasti v OVK pro potřeby zaměstnavatelů
      • spolupráce při vyplácení stravného členů OVK
      • zpracování podkladových materiálů pro vyplácení odměn členů OVK

2 asistentky primátora zajišťují:

  • vedení sekretariátu primátora, vyřizování korespondence primátora (včetně zjišťování podkladů)
  • organizační zabezpečení pracovních a společenských akcí pořádaných primátorem
  • sledování plnění úkolů vyplývajících z evidované korespondence, která byla postoupena k řešení členům RMO nebo jednotlivým odborům MMOl
  • sledování plnění úkolů primátora vyplývajících z jednání RMO, ZMO a porad primátora
  • specifickou agendu SMO ČR: koordinaci schůzek a online přenosů jednání, tisk a přípravu podkladů k jednání, součinnost při plánování schůzek, realizaci s tím souvisejících služebních cest, evidenci a zpracování přijaté a odeslané pošty a emailů
  • zajišťování po dohodě s primátorem objednávání návštěv a účast primátora na akcích a jednáních
  • důslednou koordinaci pracovních jednání primátora za účasti členů RMO, odborů MMOL a dalších osob
  • správnost a úplnost archivování materiálů sekretariátu
  • organizační zabezpečení přijímání oficiálních návštěv primátorem a členy RMO, dle protokolu
  • organizační zabezpečení služebních cest primátora
  • obsazení zasedací místnosti primátora v budově radnice a zasedací místnosti RMO na ulici Hynaisova
  • obsluhu hlasovacího zařízení na jednání ZMO, podílení se na organizačním zabezpečení jednání
  • přípravu podkladů pro jednání RMO a ZMO a poté jejich následné zpracování
  • vedení centrální evidence petic a žádostí podle § 16 odst. 2 písm. f) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů
  • aktivní práci v KŠ SMOl
  • spolupráci při provádění inventarizace
  • zajištění provozních zásob souvisejících s fungováním samosprávy

asistentky uvolněných a neuvolněných členů RMO zajišťují:

  • vedení sekretariátů jednotlivých členů RMO, vyřizování korespondence
  • informační servis pro členy RMO
  • přípravu podkladů pro jednání RMO a ZMO
  • organizační zabezpečení služebních cest členů RMO
  • sledování plnění úkolů členů rady vyplývajících z jednání RMO, ZMO a porad primátora
  • správnost a úplnost archivování materiálů sekretariátů
  • spolupráci při provádění inventarizace
  • evidenci, kontrolu úkolů a provádění jiných administrativních úkonů
  • podílení se na organizačním zabezpečení průběhu jednání RMO a ZMO, obsluha hlasovacího zařízení na jednání ZMO
  • organizační zabezpečení přijímání oficiálních návštěv členy RMO
  • aktivní práci v KŠ SMOl
  • zajištění provozních zásob souvisejících s fungováním samosprávy

odd. tiskové zajišťuje:

  • připravuje a vydává tiskové zprávy, organizuje tiskové konference a zajišťuje jejich produkci
  • je kontaktním místem pro redakce médií a autory článků, TV a rozhlasového vysílání a zajišťuje jim odpovědi na dotazy
  • poskytuje médiím tiskové informace o důležitých aktuálních tématech města
  • zajišťuje tiskové opravy nepravdivých, chybných údajů uveřejněných v médiích
  • zajišťuje tvorbu obsahu, zpracovává texty a informační sdělení pro web olomouc.eu i další specializované webové stránky města
  • zajišťuje redakční zpracování informačních kanálů
  • připravuje obsah a zpracovává texty městského zpravodaje Olomoucké listy
  • zajišťuje komunikaci se členy redakční rady Olomouckých listů, zastupiteli a veřejností
  • zajišťuje kontrolu distribuce a administraci smluv k výrobě měsíčníku Olomoucké listy
  • připravuje obsah a zpracovává texty do čtvrtletníku Olomoucký senior
  • zajišťuje fotografické výstupy z akcí města a z akcí, kterých se oficiálně účastní zástupci města
  • připravuje podklady pro oficiální projevy, blahopřání, kondolence apod.
  • zadává výrobu TV pořadů v regionálních televizích a připravuje obsah
  • úzce spolupracuje s oddělením marketingu, poskytuje mu informační servis
  • ve spolupráci s oddělením marketingu připravuje články a další tiskové výstupy k marketingovým kampaním
  • ve spolupráci s oddělením marketingu poskytuje veřejnosti informace o činnosti a aktivitách města, jeho záměrech, koncepcích a plánovaných událostech
  • komunikuje s městskými akciovými společnostmi a příspěvkovými organizacemi a vyjadřuje se k jejich tiskovým zprávám
  • zpracovává denní monitoring tisku
  • monitoruje tisková a on-line média; analyzuje informace uveřejněné v médiích a na sociálních sítích města; doporučuje vedení města způsob a obsah reakce na jednotlivá témata
  • zpracovává a publikuje příspěvky a zprávy na sociálních sítích
  • spravuje sociální média (Facebook, Twitter)

odd. marketingu zajišťuje:

  • marketing města směrem k jeho obyvatelům i v rámci podpory cestovního ruchu
  • buduje jednotnou image města a koordinuje řízení značky (brand) města ve všech oblastech ve spolupráci s příslušnými odbory a odděleními MMOl a organizacemi (akciové společnosti, příspěvkové organizace)
  • odpovídá za vytvoření a implementaci jednotného vizuálního stylu a jeho praktické uplatňování v rámci MMOl i ve vztahu k vnějšímu okolí, schvaluje užití loga a vizuálního stylu města
  • ve spolupráci s tiskovým oddělením zajišťuje výrobu městského zpravodaje Olomoucké listy, včetně administrace inzerce
  • zajišťuje copywriting a redakční zpracování informačních materiálů
  • vytváří obsah marketingových kampaní, připravuje články a další tiskové výstupy ve spolupráci s tiskovým oddělením
  • vytváří podklady pro inzerci a prezentaci města Olomouce v oblasti cestovního ruchu v různých typech časopisů a novin, internetu a sociálních sítích
  • ve spolupráci s tiskovým oddělením poskytuje veřejnosti informace o činnosti a aktivitách města, jeho záměrech, koncepcích a plánovaných událostech. Zajišťuje prezentaci činností a aktivit města prostřednictvím PR článků a inzerce v médiích místního a regionálního charakteru a v souladu se schválenou komunikační strategií
  • podílí se na přípravě a realizuje komunikační strategii města a jeho prezentaci v regionálním i mezinárodním kontextu
  • tvoří obsahové a mediální plány, informační kampaně v oblasti investic, estetizace, strategie města, Smart City a dalších
  • připravuje a zajišťuje podklady pro rozpočet oddělení a jeho čerpání
  • sleduje čerpání z rozpočtu na informační kampaně
  • zpracovává a publikuje příspěvky a zprávy na sociální média a webové stránky včetně reklamy (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube) v oblasti investic, estetizace, strategie města, Smart City a dalších
  • komunikuje s externími dodavateli služeb (reklamní agentury, grafická studia, tiskárny)
  • zajišťuje audiovizuální výstupy z akcí města
  • spravuje foto a video archiv města a zajišťuje distribuci veřejným i soukromým subjektům u nás i v zahraničí
  • zajišťuje obsah a správu turistického webu
  • zajišťuje správu webových stránek města www.olomouc.eu a dalších tematických webových stránek
  • zajišťuje výrobu a distribuci propagačních tiskovin a propagačních předmětů ve spolupráci s dalšími odbory a odděleními MMOl
  • zajišťuje tvorbu a distribuci obsahu na vybrané reklamní plochy ve městě
  • zajišťuje vývoj a správu redakčního systému SMOl
  • zajišťuje vývoj a správu webových stránek a webových aplikací (např. dotace, docházka, materiály RMO, ZMO)
  • zajišťuje kódování webových šablon (html, javascript, css)
  • zajišťuje webdesign výstupních šablon administrovaných webů
  • zajišťuje realizaci služebních cest členů RMO dle požadavků přidělenými služebními vozidly MMOl – po odsouhlasení vedoucí odboru kancelář primátora
  • zajišťuje pravidelnou údržbu a funkčnost přidělených služebních vozidel
  • zajišťuje AV techniku v prostorách radnice

PŘENESENÁ PŮSOBNOST

1. Výkon přenesené působnosti v základním rozsahu stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu daném územím města Olomouce

územní rozsah:
město Olomouc (část Bělidla, Černovír, Droždín, Hejčín, Hodolany, Holice, Chomoutov, Chválkovice, Klášterní Hradisko, Lazce, Lošov, Nedvězí, Nemilany, Neředín, Nová Ulice, Nové Sady, Nový Svět, Olomouc, Pavlovičky, Povel, Radíkov, Řepčín, Slavonín, Svatý Kopeček, Topolany, Týneček)

odd. organizační a sekretariátů členů RMO zajišťuje:

  • podílí se na organizaci voleb, referenda

2. Výkon přenesené působnosti v rozsahu pověřeného obecního úřadu stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu obce s pověřeným obecním úřadem
(dle vyhlášky č. 345/2020 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem)

územní rozsah:
města:
Olomouc, Velká Bystřice, Štěpánov (část Březce, Moravská Huzová, Štěpánov)
městyse:
Dub nad Moravou (část Bolelouc, Dub nad Moravou, Tučapy), Náměšť na Hané, Velký Újezd
obce:
Bělkovice-Lašťany, Blatec, Bohuňovice, Bukovany, Bystročice (část Bystročice, Žerůvky), Bystrovany, Daskabát, Dolany (část Dolany, Pohořany, Véska), Doloplazy, Drahanovice (část Drahanovice, Kníničky, Lhota pod Kosířem, Ludéřov, Střížov), Grygov, Hlušovice, Hněvotín, Horka nad Moravou, Charváty (část Čertoryje, Drahlov, Charváty), Kozlov (část Kozlov, Slavkov), Kožušany-Tážaly (část Kožušany, Tážaly), Krčmaň, Křelov-Břuchotín (část Břuchotín, Křelov), Liboš, Loučany, Luběnice, Lutín (část Lutín, Třebčín), Majetín, Mrsklesy, Přáslavice (část Kocourovec, Přáslavice), Příkazy (část Hynkov, Příkazy), Samotišky, Skrbeň, Slatinice (část Lípy, Slatinice), Suchonice, Svésedlice, Těšetice (část Rataje, Těšetice, Vojnice), Tovéř, Tršice (část Hostkovice, Lipňany, Vacanovice, Přestavlky, Tršice, Zákřov), Ústín, Velký Týnec (část Čechovice, Velký Týnec, Vsisko), Věrovany (část Nenakonice, Rakodavy, Věrovany)

odd. organizační a sekretariátů členů RMO zajišťuje:

  • podílí se na organizaci voleb, referenda

3. Výkon přenesené působnosti v rozsahu obecního úřadu obce s rozšířenou působností stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu obce s rozšířenou působností
(dle vyhlášky č. 346/2020 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s rozšířenou působností, území obvodů hlavního města Prahy a příslušnosti některých obcí do jiného okresu)

  • nevykonává

4. Výkon přenesené působnosti na základě veřejnoprávních smluv

  • nevykonává

5. Výkon přenesené působnosti na základě rozhodnutí krajského úřadu, popř. rozhodnutí ministerstva vnitra

  • nevykonává

zpracovala: Mgr. Helena Plachá – pověřená zastupováním vedoucí odboru kancelář primátora

Kontakt

Magistrát města Olomouce
Horní náměstí č.p. 583
779 11 Olomouc
Telefon: +420 585 513 111
Telefonní seznam

E-mail: [email protected]
Datová schránka ID: kazbzri

IČ: 00299308
DIČ: CZ 00299308

Základní úřední dny a hodiny

(včetně pokladen)

Pondělí: 8:00 – 12:00 13:00 – 17:00
Úterý: 8:00 – 12:00 13:00 – 15:30
Středa: 8:00 – 12:00 13:00 – 17:00
Čtvrtek: 8:00 – 12:00 13:00 – 15:30
Pátek: není úředním dnem
Úřední hodiny jednotlivých pracovišť

Pracoviště magistrátu