SAMOSTATNÁ PŮSOBNOST
vedoucí oddělení zajišťuje:
- řízení, organizaci a kontrolu práce oddělení
- zpracování rozpočtu oddělení a jednotlivých KMČ, detašovaných pracovišť a KPOZ
- tvorbu a koordinaci koncepčních projektů oddělení
- příspěvky za oddělení do Olomouckých listů
- zpracování zpráv a podkladů pro jednání Rady města Olomouce a Zastupitelstva města Olomouce
metodické vedení a spolupráce s KMČ:
- správa rozpočtu na činnost KMČ
- evidence zápisů z jednání KMČ, kooperace s odbory magistrátu města a MPO při řešení připomínek, námětů a požadavků vzešlých z těchto zápisů, komunikace s KMČ při řešení požadavků ze zápisů
- pravidelné informování vedení města o činnosti KMČ
- koordinace řešení požadavků KMČ v rámci tzv. „estetizace“
- spolupráce při naplňování aplikace „Měníme Olomouc“
oddělení komisí městských částí (KMČ) a detašovaných pracovišť (DP) zajišťuje:
- personální a ekonomické zajištění chodu detašovaných pracovišť, komisí městských částí a personální administraci odborných komisí
- sledování čerpání rozpočtu oddělení
- hospodaření s finančními prostředky v rámci rozpočtu oddělení
- evidenci docházky
- inventarizaci
- evidenci příchozí a odchozí korespondence a její distribuci v rámci oddělení a jednotlivých KMČ
- komplexně spisovou službu a předarchivní péči o písemnosti zahrnující osobní a citlivé údaje nebo údaje chráněné dle příslušných právních předpisů
- evidenci majetku v rámci oddělení
- asistentské práce dle pokynů vedoucí(ho) oddělení
- zveřejňování smluv
- na základě požadavků KMČ na provedení velkých oprav nebo služeb komunikace se zhotovitelskými firmami (objednávky, fakturace)
- ve spolupráci s příslušnými odbory převzetí hotových zakázek
- správa příruční pokladny oddělení
řízení činnosti DP:
- výběr některých poplatků určených MMOl
- poskytování občanům městských částí tiskopisů a formulářů, podávání informací
- obsluha místního rozhlasu
- agenda vidimace a legalizace (ověřování)
vedení agendy pojmenování nových ulic v Olomouci
- dle § 42 až § 44 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů, edituje údaje o pojmenování, změně či zrušení ulice v územním rozsahu města Olomouce.
vedení agendy Komise pro občanské záležitosti (KPOZ)
- kompletní zajištění akcí KPOZ, zabezpečení veškerých materiálů KPOZ, blahopřejných listů, vedení pamětní knihy narozených dětí a pamětní knihy jubilejních svateb, organizační zajištění obřadů vítání dětí, předávání maturitních vysvědčení, výučních listů, diplomů o absolutoriu a závěrečných vysvědčení v obřadní síni radnice dle požadavků škol, organizace obřadů jubilejních svateb, slavnostní setkání jubilantů, slavnostní setkání 75 letých občanů města v MDO, pořádání Festivalu kulturních programů žáků základních škol, organizace pietního aktu Vzpomínková tryzna za zesnulé v obřadní síni krematoria Olomouc, zajištění blahopřání 75, 80, 85, 90 a víceletým jubilantům včetně zajištění dárků, spolupráce s komisemi městských částí na úseku blahopřání jubilantům, organizace činnosti pracovních skupin KPOZ
- vytváření a sledování čerpání rozpočtu pro oblast KPOZ
- administrace objednávek a služeb
- administrace dohod o provedení práce pro členy KPOZ včetně měsíčního vyúčtování a přípravy podkladů pro proplácení odměn oddávajícím
- doplňuje zásobování skladu balíčků pro jubilanty, organizuje výdej ze skladu
- připravuje objednávky dle požadavků vedoucí(ho) oddělení a zodpovídá za řádné vyplnění objednávek na služby a materiál
PŘENESENÁ PŮSOBNOST
oddělení komisí městských částí a detašovaných pracovišť zajišťuje:
zpracovala: Bc. Daniela Horňáková – vedoucí oddělení