Statutární město Olomouc

oficiální informační portál

www.olomouc.eu | stránka: Náplň činnosti « Odbor kancelář tajemníka « Odbory magistrátu « Magistrát

Sociální sítě

Náplň činnosti odboru kancelář tajemníka

SAMOSTATNÁ PŮSOBNOST

odbor kancelář tajemníka jako celek zajišťuje:

  • organizační, technické a materiální zajištění místního referenda podle příslušných obecně závazných právních předpisů, právních předpisů SMOl a interních norem SMOl

A. Vedoucí odboru zajišťuje:

  • řízení, organizaci a kontrolu práce odboru
  • tvorbu a koordinaci koncepčních projektů odboru
  • zpracování rozpočtu odboru
  • hospodaření s rozpočtem odboru
  • aktualizaci internetových stránek tajemníka a odboru kancelář tajemníka
  • sledování souvisejících právních norem

B. Samostatní zaměstnanci

1. sekretariát tajemníka zajišťuje:

  • vedení sekretariátu tajemníka, vyřizování korespondence tajemníka
  • organizaci porad vedoucích odborů včetně vyhotovení zápisů a podkladů
  • sledování plnění úkolů vyplývajících z evidované korespondence
  • sledování plnění úkolů tajemníka vyplývajících z jednání RMO, ZMO a porad primátora
  • přípravu zpráv a podkladů pro jednání RMO a ZMO
  • po dohodě s tajemníkem objednávání návštěv a účast tajemníka na jednáních
  • archivování materiálů sekretariátu
  • plnění příkazů, úkolů a pokynů tajemníka MMOl

2. samostatný zaměstnanec zajišťuje:

  • spolupráci s obcemi v rámci správního obvodu obce s rozšířenou působností1 (SMOl)
  • organizuje setkání starostů a tajemníků obcí správního obvodu SMOl s vedením SMOl
  • provoz sekretariátu vedoucí odboru
  • agendu docházky odboru
  • přípravu zpráv a podkladů pro jednání RMO a ZMO
  • rozmísťování odborů MMOl a zajištění souvisejících záležitostí
  • rezervace sálu zastupitelstev a přilehlých místností v budově Hynaisova 10 pro potřeby MMOl, Krajského úřadu Olomouckého kraje a pro cizí subjekty po schválení poradou primátora
  • vyřizování korespondence vedoucí odboru
  • spolupráci při zajišťování spisové služby odboru (spisový uzel)
  • zhotovení podkladů, stanovisek a realizace korespondence
  • účast při jednáních a poradách tajemníka, vč. pořizování zápisů a protokolů
  • část agendy čerpání sociálního fondu MMOl dle schváleného rozpočtu v souladu se schválenými vnitřními předpisy
  • agenda zveřejňování smluv FKSP v registru smluv
  • plnění příkazů, pokynů a úkolů tajemníka MMOl a vedoucí odboru kancelář tajemníka
  • hospodaří s provozní zálohou odboru
  • evidenci pracovních náplní, dohod o odpovědnosti, zkrácených pracovních úvazků, posunů pracovní doby a služebních průkazů zaměstnanců odboru

3. samostatný zaměstnanec zajišťuje:

  • vyřizování korespondence vedoucí odboru
  • archivaci materiálů vedoucí odboru
  • zpracování materiálů do RMO, předkládaných vedoucí odboru
  • agendu služebních mobilních telefonů, komunikuje s poskytovateli mobilních služeb, vč. výběrových řízení na služby mobilního operátora
  • agendu služebních vozidel MMOl
  • agendu docházky odboru
  • evidenci nákupu karet CCS
  • agenda zveřejňování smluv FKSP v registru smluv
  • zhotovení podkladů, stanovisek a realizace korespondence
  • evidenci v Agendiu: smlouvy odboru, žádosti a odpovědi podle zákona č. 106/1999 Sb. poskytnuté za odbor, stížnosti spadající do věcné příslušnosti odboru
  • rezervace sálu zastupitelstev a přilehlých místností v budově Hynaisova 10 pro potřeby MMOl, Krajského úřadu Olomouckého kraje a pro cizí subjekty po schválení poradou primátora

C. Jednotlivá oddělení

odd. personální a právní zajišťuje:

na úseku personálním:

  • výkon komplexních personálních činností v souladu s platnou legislativou
  • tvorbu a aktualizace personální strategie v návaznosti na strategické záměry SMOl
  • tvorbu metodik personálních činností a vytváření příslušné dokumentace v souladu s cíli SMOl
  • zabezpečuje podporu personálních procesů
  • agendu spojenou s vedením osobních spisů zaměstnanců v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
  • záležitosti týkající se pracovního poměru členů zastupitelstva dlouhodobě uvolněných pro výkon funkce
  • řešení pracovněprávních otázek podle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a dalších pracovněprávních předpisů
  • tvorbu specifikací vedoucích odborů MMOl a evidenci specifikací zaměstnanců MMOl
  • tvorbu dohod o odpovědnosti vedoucích odborů
  • zadávání personálních dat do programu Portál, který průběžně aktualizuje
  • aktuální evidenci schválených funkčních míst schválených v RMO a stavu zaměstnanců na jednotlivých odborech MMOl a MPO
  • průběžná aktualizace zkratek funkčních míst pro účely CIS dle usnesení RMO a návrhů vedoucích pracovníků ve spolupráci s odborem informatiky a Smart City
  • přípravu zpráv do RMO v oblasti pracovněprávní a v oblasti změn organizační struktury
  • evidenci změn organizační struktury MMOl (názvy odborů, oddělení atd.), včetně organizačních schémat
  • evidenci za personální oddělení dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů
  • agendu povolování jiné výdělečné činnosti pro úředníky MMOl a zaměstnance MMOl
  • evidenci adaptační přípravy nově nastupujících, převáděných a přeřazovaných zaměstnanců MMOl
  • evidenci zastupování tajemníka MMOl, vedoucích odborů, vedoucích oddělení a ředitele MPO
  • agendu osob se zdravotním postižením ve spolupráci s úsekem PaM a úřadem práce
  • agendu společensky účelných pracovních míst, včetně příslušné evidence
  • spolupráci s úřadem práce dle zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, a vedení příslušné dokumentace
  • poskytování metodické pomoci v oblasti personálního řízení, včetně pracovněprávní problematiky vedoucím pracovníkům a zaměstnancům SMOl
  • část agendy čerpání sociálního fondu MMOl dle schváleného rozpočtu v souladu se schválenými vnitřními předpisy
  • archivaci materiálů souvisejících s výkonem personální agendy
  • rozborovou činnost v oblasti personální

na úseku náboru a výběru zaměstnanců:

  • agendu výběrových řízení na obsazení pracovních pozic na MMOl dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a výběrová řízení na ředitele MPO (metodika výběrových řízení, vyhlašování, způsoby zveřejnění, informace uchazečům atd.)
  • agendu náboru zaměstnanců (inzerce, spolupráce se školami apod.)
  • nábor a výběr ostatních zaměstnanců („neúředníků“) SMOl zařazených do MMOl
  • spolupráci s Úřadem práce Olomouc dle zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů a vedení příslušné dokumentace
  • informování občanů o volných pracovních místech u SMOl
  • analytické činnosti v oblasti náboru a výběru zaměstnanců, praxí a stáží
  • evidenci pravidelného hodnocení zaměstnanců MMOl
  • průběžné zakládání pracovněprávních dokumentů do osobních spisů zaměstnanců v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)
  • organizaci bezplatné praxe studentů na MMOl ve spolupráci se školami včetně příslušné evidence
  • organizaci bezplatných stáží na MMOl ve spolupráci s agenturami práce včetně příslušné evidence
  • organizaci bezplatného specializačního vzdělávání ve spolupráci s Fakultní nemocnicí Olomouc včetně příslušné evidence
  • fasování kancelářských potřeb pro oddělení personální a právní
  • činnosti spojené se spisovým uzlem pro oddělení personální a právní

na úseku vzdělávání a rozvoje:

  • zajišťování funkce vzdělávání a rozvoje zaměstnanců MMOl v souladu s platnou legislativou
  • zpracování koncepce vzdělávání a rozvoje zaměstnanců MMOl a její průběžná aktualizace
  • agendu spojenou s kvalifikací zaměstnanců MMOl (odbornou profesní přípravou) včetně kontaktu se školícími agenturami
  • agendu spojenou s odbornou profesní přípravou pro členy RMO a ZMO
  • agendu spojenou se vstupním vzděláváním úředníků
  • agendu spojenou s průběžným vzděláváním úředníků
  • agendu spojenou s organizací a evidencí přípravy a ověřování zvláštní odborné způsobilosti úředníků dle vyhlášky č. 512/2002 Sb., o zvláštní odborné způsobilosti úředníků územních samosprávných celků, ve znění pozdějších předpisů, a dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
  • agendu spojenou se vzděláváním vedoucích úředníků a vedoucích úřadů
  • zajišťování agendy studia na středních, vyšších odborných a vysokých školách a uzavírání kvalifikačních dohod se zaměstnanci MMOl
  • interní vzdělávání (jazykové kurzy, počítačové kurzy, cílená odborná školení a školení k měkkým dovednostem atd.) dle potřeb SMOl
  • vedení evidence plánů vzdělávání a rozvoje úředníků a spolupráce při jejich sestavení a aktualizaci s příslušnými vedoucími úředníky dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
  • vedení evidence o uznání rovnocennosti vzdělání dle vyhlášky č. 511/2002 Sb. (byla zrušena s účinností k 1. 10. 2012) a vyhlášky č. 304/2012 Sb., o uznání rovnocennosti vzdělání úředníků územních samosprávných celků
  • plánování rozpočtu a hospodaření s rozpočtem na vzdělávání a rozvoj zaměstnanců MMOl, členů RMO a ZMO, včetně zpracování platebních příkazů
  • rozborovou činnost v oblasti vzdělávání a rozvoje

na úseku sociálním:

  • vysílání zaměstnanců MMOl na vstupní, periodickou, mimořádnou prohlídku a povinné očkování; kontroluje řádné plnění termínů a vede příslušné evidence
  • kontrolu správnosti vystavených faktur za pracovnělékařské prohlídky a povinné očkování a předává k dalšímu zpracování na oddělení správa budov a ekonomické
  • agendu zaměstnanců se zdravotním omezením na základě pracovnělékařských prohlídek a informuje příslušné vedoucí odboru
  • metodickou pomoc a informování v případě vyřizování žádostí zaměstnanců o starobní, invalidní, vdovské, vdovecké a sirotčí důchody
  • vyřizování určitých typů žádostí zaměstnanců v sociální oblasti
  • zpracování materiálu "Sociální politika Magistrátu města Olomouce"
  • rozborovou činnost v oblasti sociální

na úseku právním a legislativním:

  • právní a legislativní agendu SMOl (s výjimkou činností, které jsou svěřeny jiným odborům MMOl)
  • poskytování právního poradenství zejména pro potřeby primátora, náměstků primátora, ZMO a RMO (v oblasti pracovněprávní, voleb, referenda apod.)
  • právní služby pro tajemníka a odbor kancelář tajemníka
  • konzultace a poradenství v oblasti zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, souvisejících pracovněprávních předpisů a zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
  • konzultace a poradenství v oblasti zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, pro samosprávné odbory MMOl
  • právní činnosti pro MMOl (záležitosti týkající se voleb, referenda apod.)
  • vypracovávání právních vyjádření a připomínek (např. pro MV ČR) v rámci kompetencí odboru kancelář tajemníka (např. v oblasti pracovněprávní, voleb, referenda a střetu zájmů)
  • centrální evidenci právních předpisů SMOl (obecně závazné vyhlášky a nařízení) v souladu s § 12 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů,
  • tvorbu právních předpisů SMOl ve spolupráci s příslušnými odbory MMOl včetně zajišťování rozborů od MV ČR
  • vyhlašování právních předpisů SMOl na úřední desce a zasílání vyhlášených právních předpisů SMOl orgánům dozoru (MV ČR, KÚOK)
  • agendu interních norem, tj. vnitřních předpisů a metodických pokynů, popř. jiných interních norem
  • tvorbu nových interních norem z personální oblasti a jejich aktualizaci,
  • realizaci připomínkového řízení k návrhům interních norem (nebo jejich změn),
  • vydání, zveřejnění a distribuci interních norem
  • společně s vedoucími odborů a zpracovateli právních předpisů SMOl a interních norem průběžné sledování jejich aktuálnosti a upozorňování na případné nedostatky ve spolupráci s odborem právním
  • poskytování informací týkajících se právních předpisů SMOl a interních norem a zveřejnění těchto informací na intranetu (případně internetu) včetně jejich průběžné aktualizace
  • aktualizaci informací pro zaměstnance SMOl zařazené do MMOl v rozsahu zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a jejich zveřejnění na intranetu
  • agendu týkající se problematiky ustanovení SMOl opatrovníkem aktem jiného správního orgánu (s výjimkou orgánů na úseku práce a sociálních věcí) nebo soudu (s výjimkou vykonávání funkce kolizního opatrovníka nezletilým dětem, veřejného opatrovníka na základě usnesení soudu a pověření primátora SMOl osobám omezeným ve svéprávnosti a kolizního opatrovníka těmto osobám)

na úseku práce a mzdy:

  • komplexní výkon mzdové agendy pro zaměstnance SMOl (MMOl, MPO)
  • evidenci docházky včetně jejího zadávání a zpracování základních mzdových údajů do programu DC, který průběžně aktualizuje
  • provedení výpočtu soc. pojištění, náhrady platu v době pracovní neschopnosti včetně odvodu a zpracování statistických výkazů včetně odvodů na Českou správu sociálního zabezpečení
  • provedení výpočtu zdravotního pojištění včetně odvodů do příslušných zdravotních pojišťoven a výpočet daně z příjmu fyzických osob včetně odvodu Finančnímu úřadu
  • přihlašování, odhlašování a hlášení změn zaměstnanců do příslušných zdravotních pojišťoven a na Českou správu sociálního zabezpečení (dále jen „ČSSZ“)
  • zpracování a zasílání podkladů pro výpočet dávek nemocenského pojištění na ČSSZ
  • vedení evidenčních listů důchodového zabezpečení a jejich zasílání na ČSSZ, a to i za zaměstnance ze zrušených organizací, které patřily městu Olomouc
  • vyhotovení a zasílání daňových výkazů Finančnímu úřadu
  • provádění srážek z mezd a platů zaměstnanců SMOl
  • zpracování výpočtu zákonného pojištění odpovědnosti SMOl za škodu a pracovní úrazy včetně odvodu, výpočet odškodnění pracovních úrazů
  • průběžnou aktualizaci výpočtu nároku na dovolenou, kontrolu čerpání a krácení dovolené
  • vystavení předpisů mezd a platebních poukazů pro odbor ekonomický MMOl
  • stanovení započitatelné praxe zaměstnancům zařazeným do MMOl ve spolupráci s příslušným vedoucím odboru
  • zařazování zaměstnanců MMOl do příslušných platových tříd
  • vystavování platových výměrů zaměstnancům SMOl
  • ve spolupráci s ostatními odbory činnosti související s povinností přiznání plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením
  • provedení výpočtu povinného podílů, zpracování oznámení pro Úřad práce a případně provedení odvodu
  • zpracování statistických výkazů a případné spolupráce při poskytování dat pro účely statistiky jiným odborům
  • evidenci dohod konaných mimo pracovní poměr včetně evidence výkazů práce
  • konzultace s příslušnými vedoucími odboru problematiky pracovnělékařských prohlídek při sjednávání dohod mimo pracovní poměr
  • provedení výpočtu odměn dle uzavřených dohod konaných mimo pracovní poměr včetně zajištění výplat náhrady mzdy v době pracovní neschopnosti a odvodů na sociální pojištění, zdravotní pojištění a daně a přihlašování, odhlašování, hlášení změn do příslušných zdravotních pojišťoven, na ČSSZ
  • plnění usnesení RMO ve věcech realizace
    • mzdových opatření zaměstnanců SMOl
    • odměn zastupitelů ZMO, členů výborů ZMO a komisí RMO – dle podkladů od tajemníků nebo předsedů výborů ZMO nebo komisí RMO zajištění zpracování a výplaty odměn, včetně přihlašování, odhlašování a hlášení změn u zastupitelů a členů výborů ZMO a komisí RMO do příslušných zdravotních pojišťoven a na ČSSZ (vznikne-li účast na pojištění), vedení evidenčních listů a zasílání na ČSSZ, zajištění odvodů zdravotního pojištění, sociálního pojištění a daně
  • zpracování rozpočtu pro zastupitele ZMO, členy komisí RMO a KMČ
  • provedení výpočtu odměn a vystavení platových výměrů pro primátora SMOl a náměstky primátora SMOl
  • průběžné platby jednotlivých refundací platů a mezd
  • zpracování rozpočtu mzdových nákladů pro zaměstnance SMOl (s výjimkou zaměstnanců MPO) včetně zákonných odvodů, sledování plnění rozpočtu, provádění rozborů a navrhování opatření
  • evidenci dotací a finančních příspěvku jednotlivých odborů na platy a mzdové náklady
  • výpočet a označení jednotlivých mzdových nákladů přidělenými účelovými znaky, dle pokynu garanta jednotlivých dotací či finančních příspěvků
  • část agendy sociálního fondu MMOl
    • stanovení výše sociálního fondu MMOl včetně stanovení rozpočtu a sledování čerpání finančních prostředků ze sociálního fondu MMOl
    • provádění odvodů záloh do sociálních fondů MMOl a MPO dle čerpání mzdových prostředků
    • zpracování a evidence příspěvku zaměstnavatele poskytovaného na penzijní připojištění a na doplňkové penzijní spoření zaměstnancům MMOl
    • zajištění flexi passu pro zaměstnance zařazené do MMOl
  • zabezpečení činností požadovaných ČSSZ
  • vystavování potvrzení pro sociální dávky, finanční úřady a soudy
  • vystavování veškerých potvrzení pro zaměstnance SMOl požadovaných bankovními ústavy a finančními institucemi
  • archivaci materiálů související s komplexním výkonem mzdové agendy
  • rozborovou činnost v oblasti PaM
  • zajištění komplexního zpracování odměn okrskových volebních komisí (dále jen OVK) a ostatních zaměstnanců podílejících se na zabezpečení voleb (vedení členů OVK a ostatních zaměstnanců ve mzdovém programu, výplata odměn, odvody daně, sociálního a zdravotního pojištění) a zpracování vyúčtování celkových mzdových nákladů souvisejících se zajištěním voleb

odd. správa budov a ekonomické zajišťuje:

  • likvidaci faktur
  • nákup předmětů operativně technické evidence (dále jen „OTE“), drobného dlouhodobého hmotného majetku (dále jen „DDHM“), jiného drobného dlouhodobého hmotného majetku (dále jen JDDHM), ostatního dlouhodobého hmotného majetku (dále jen ODHM) a dlouhodobého hmotného majetku (dále jen „DHM“)
  • evidenci a fyzickou inventarizaci předmětů OTE, DDHM, JDDHM, ODHM a DHM
  • vyřazování a likvidaci předmětů OTE, DDHM, JDDHM, ODHM a DHM již nefunkčních a nevyhovujících na základě rozhodnutí škodní a likvidační komise a RMO, nebo jen příkazce operace
  • příprava podkladů pro zařazení majetku, převod či vyřazení z účetní evidence odboru kancelář tajemníka MMOl, evidence jednotlivých případů změnových listů
  • přefakturace plateb za el.energii, plyn, vodu, teplo externím odběratelům
  • provádění a evidence zálohových plateb
  • zhotovování veškerých požadovaných tiskopisů používaných zaměstnanci MMOl
  • zhotovování razítek odborům, vedení prvotní evidence a následná likvidace
  • vystavování platebních poukazů
  • praní záclon, potahů, vlajek, praporů, mobilních částí zástěn k volbám, atd.
  • opravy počítaček, kalkulaček, psacích strojů, kopírek, služebních vozidel , kávovarů, skartovaček atd.
  • přeúčtování PHM daným odborům na základě podkladů CCS
  • sledování a vedení osobních karet zaměstnanců odboru kancelář tajemníka MMOl
  • zajišťování shromažďování materiálů k odborné skartaci dokumentů (SUES)
  • zajištování odvozu objemného odpadu do Sběrového dvora, evidence
  • vedení a sledování pohybu uměleckých předmětů spadajících do majetku MMOl i majetku zapůjčeného Vlastivědným muzeem, Muzeem umění atd. (obrazy, stylový nábytek apod.), vedení smluv a jejich aktualizace, vedení cizího majetku-leasing, nájem
  • agendu spojenou se zajištěním stravování pro zaměstnance MMOl (nákup, výdej, vyúčtování FKSP + zaměstnanecký podíl – ceniny
  • vyhotovení objednávek pro odbor kancelář tajemníka i ostatní odbory na různé opravárenské práce a služby výrobní či nevýrobní činnosti, nákup materiálu, DDHM, JDDHM, ODHM, DHM a OTE
  • aktivace a technické zhodnocení majetku
  • zajišťování stěhovacích prací, výmalby, pokládka podlahových krytin, výměna osvětlení, drobné stavební práce a sanace objektů ve správě OKT
  • likvidaci různých faktur dle rozpočtu MMOl, hrazení elektřiny, plynu, vody, tepla a úklidu v objektech MMOl, služeb, oprav a materiálu
  • komplexní fakturace
  • soustřeďuje a zajišťuje uzavřené smlouvy a dohody o nájmech v objektech odboru kancelář tajemníka, smlouvy o zabezpečení úklidových prací, smlouvy o dodávkách tepla, el. energie, vody, smlouvy o fyzické ostraze objektů a o ostraze prostřednictvím PCO, smlouvy o dílo, zápůjční smlouvy, smlouvy o poskytnutí služby, smlouvy o odvozu a zneškodnění odpadu, smlouvy kupní atd. a spolupracuje na jejích změnách
  • předpisy nájemného za pronajaté prostory, taktéž za odběr vody, elektřiny, plynu a tepla
  • evidenci odběrných míst elektřiny, vody, plynu
  • údržbu a provoz objektů MMOl - odboru kancelář tajemníka (objekty administrativní a skladovací)
  • revizní zprávy na objektech odboru kancelář tajemníka (EPS, EZS, komíny, hromosvody, elektrospotřebiče, výtahy atd.)
  • deratizace zasažených objektů, zajišťování postřiků proti hmyzu
  • nákup materiálu pro odbor kancelář tajemníka v souvislosti s údržbou objektů
  • vyhotovení atestů a evidenci nově nakoupených elektrospotřebičů a prodlužovacích šňůr
  • sleduje a eviduje vydávání nových zákonů, vyhlášek a norem v oblasti požární ochrany a bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (PO a BOZP) dle potřeb odd. správy budov
  • úhrada za nákup služebních mobilních telefonů MMOl
  • likvidace faktur za používání služebních mobilních telefonů MMOl
  • vede evidenci čistících prostředků pro úklid budov MMOl a MPO (nákup, výdej, fakturace)
  • vede agendu a manipulaci ve věci drobných ztrát a nálezů
  • spolupráce s oddělením opatrovnickým odboru sociálních věcí MMOl v souvislosti s pohřby neznámých a osamělých osob na území SMOl – vyklizení nemovitosti a likvidace věcí (škodní a likvidační komise RMO) apod.
  • příprava podkladů pro VŘ na nákup komodit hrazených z rozpočtové kapitoly ORJ odboru kancelář tajemníka, včetně technické specifikace a dle zákona 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů
  • zpracování podkladů a návrh rozpočtu za odbor kancelář tajemníka, jednání o rozpočtu, sledování čerpání rozpočtových položek (zdrojů příjmů a zaměření výdajů) na příslušný kalendářní rok za ORJ odboru kancelář tajemníka, předkládání návrhů na rozpočtové změny do RMO
  • hospodaření s přidělenými dotacemi nebo jinými účelově vázanými prostředky, kontrola jejich čerpání a užití, evidence
  • zajišťování oprav, úprav, změn orientačního a informačního systému (venkovní orientační tabule-vchodové, vnitřní tabule chodbové, přededveřní (odbor, oddělení, pracovník, č.kanc.) , informační piktogramy, identifikační štítky pracovníků (na oděv), fotografie pracovníků, změny spojené s organizačními změnami MMOl
  • příprava podkladů pro řešení škodních pojistných událostí a havarijních stavů v administrativních objektech a skladovacích prostorách MMOl, řešení havárií s pracovníky pojišťovny, Národního památkového ústavu a odboru památkové péče MMOl
  • evidence smluv a objednávek v Agendio – jejich vypořádání v návaznosti na alokaci rozpočtu
  • zveřejňování smluv v Registru smluv
  • úsek správy budov zajišťuje:
    • činnosti spojené s komplexním chodem budov Hynaisova 10, Palackého 14, Horní nám. 583, Štursova 1, Vejdovského 2, Barvířská 1, Kosmonautů 8, Sokolská 19, 28. října a dalších objektů, které slouží pro uložení nábytku organizace, volebního materiálu, uměleckých děl atd.
    • obsluhu audiovizuální techniky
    • obsluhu technologických zařízení
    • opravy dodavatelským způsobem
    • řádnou evidenci a provádění technických revizí spojených se správou budov apod.
  • poskytování nejfrekventovanějších tiskopisů a údajů o nutných dokladech k vyřízení
  • poskytování informací o příslušnosti a telefonních linkách pracovišť a zaměstnanců
  • poskytování základní informace podle § 5 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů
  • zajišťování telefonního spojení mimo pracovní dobu za zaměstnance telefonní ústředny
  • výkon operativní činnosti kolem parkování - zapůjčení výjimek pro vjezd do pěší zóny
  • ochranu bezpečnosti osob a majetku, provádí zákroky a úkony v rámci stanovených oprávnění v budovách Magistrátu města Olomouce
  • monitorování vstupu a odchodů osob v objektech, v případě potřeby zasahuje
  • ochranu movitého a nemovitého majetku organizace
  • výkon kontroly zajištění bezpečnosti objektu před vloupáním, poškozením apod. ve všech jeho prostorách, obsluhuje zabezpečovací zařízení
  • výkon kontrolní prevence před nebezpečím požáru a koná první úkony při zjištění požáru - účinně přitom spolupracuje s příslušnými orgány
  • spolupráci s externí odborně způsobilou osobou BOZP a PO při řešení bezpečnosti práce a požární ochrany objektů
  • spolupráci s MPO a Policií ČR při řešení mimořádných situací v objektech
  • evidenci náhradních klíčů od všech dveří objektu a má k dispozici plán objektu pro případy havárií
  • vyvěšení praporů a vlajek dle pokynů odpovědných pracovníků, apod.
  • poskytnutí první pomoci s pomocí defibrilačního přístroje
  • nákup materiálu do skladu kancelářských potřeb a jeho následného vydávání na základě požadavků jednotlivých odborů, včetně evidence, výběrových řízení
  • agendu leasingů MMOl hrazených z rozpočtu odboru
  • agendu služebních vozidel MMOl – (administrace el. knihy jízd, práva, měsíční vyúčtování PHM za jednotlivé vozy a odbory
  • agenda – servis a opravy el. ústředny, přepojování tel. linek

odd. spisové služby zajišťuje:

  • provádí výkon spisové služby odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti SMOl, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, odesílání apod. dle platné legislativy
  • vykonává činnost elektronické podatelny dle platné legislativy
  • vykonává obsluhu datové schránky SMOl a z moci úřední provádí konverzi dokumentů v listinné podobě do elektronické podoby a z elektronické podoby do listinné podoby podle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů
  • správu elektronické úřední desky zahrnující přidělování uživatelských práv k aplikaci, definici a úpravu číselníků, sběr a vyhodnocování připomínek k aplikaci
  • tvorbu a aktualizaci metodiky spisové a archivní služby
  • podílí se na optimalizaci toku dokumentů
  • spravuje agendu elektronického podpisu zaměstnanců SMOl
  • zajišťuje hromadné kopírování dokumentů (nad 25ks kopií z jednoho originálu)
  • vede objednávky, evidenci, fakturaci a reklamaci novin, časopisů a Sbírek zákonů
  • vyvěšení vyhlášek statutárního města Olomouce, usnesení RMO a ZMO
  • evidenci, vyvěšení a potvrzení vyhlášek od cizích organizací
  • vede objednávky, evidenci a likvidaci faktur za telefonní hovory z pevných linek v objektech MMOl
  • úhrady faktur za poštovní služby (profi balíky, odpovědní balíky, nadstandardní zpracování složenek, vystavení certifikátů el. podpisu)
  • agendu a doplňování finančních prostředků pro frankovací stroje
  • agendu centrální spisovny Magistrátu města Olomouce a Městské policie Olomouc
  • agendu centrální spisovny 15 zrušených organizací, popř. organizací v likvidaci, jejichž zřizovatelem bylo statutární město Olomouc:
    • 1. Oděvní tvorba Olomouc
    • 2. Obnova Olomouc
    • 3. Služby města Olomouce
    • 4. Restaurace a jídelny Olomouc
    • 5. Hanácké pekárny a cukrárny Olomouc
    • 6. Separé Olomouc
    • 7. Drobná provozovna Kopeček
    • 8. Správa kin Olomouc
    • 9. Okresní kulturní středisko
    • 10. Městské kulturní centrum Olomouc
    • 11. Moravský stavební podnik Olomouc
    • 12. Stavební podnik města Olomouce
    • 13. Lotos Olomouc
    • 14. Olterm Olomouc
    • 15. Uhelné sklady Olomouc
  • přebírání materiálů z jednotlivých odborů do centrální spisovny, uložené předepsaným způsobem do archivačních krabic
  • zapůjčování či nahlížení do písemností uložených v centrální spisovně pracovníky, jichž se písemnosti týkají nebo kteří na jejich základě dále pracují
  • provádí každoroční skartaci materiálů ve spolupráci se Státním okresním archivem v Olomouci a předávání vybrané spisové agendy do Státního okresního archivu v Olomouci
  • zajišťuje vyhledávání dokladů a potvrzování odpracované doby bývalých zaměstnanců zrušených organizací atd.

PŘENESENÁ PŮSOBNOST

odbor kancelář tajemníka jako celek zajišťuje:

  • organizační, technické a materiální zajištění voleb a celostátního referenda podle příslušných obecně závazných právních předpisů, právních předpisů SMOl a interních norem SMOl

vedoucí odboru zajišťuje:

řídí, kontroluje a odpovídá za výkon státní správy odboru v určeném rozsahu a požadované kvalitě

1. Výkon přenesené působnosti v základním rozsahu stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu daném územím města Olomouc

územní rozsah:
město Olomouc (část Bělidla, Černovír, Droždín, Hejčín, Hodolany, Holice, Chomoutov, Chválkovice, Klášterní Hradisko, Lazce, Lošov, Nedvězí, Nemilany, Neředín, Nová Ulice, Nové Sady, Nový Svět, Olomouc, Pavlovičky, Povel, Radíkov, Řepčín, Slavonín, Svatý Kopeček, Topolany, Týneček)

odd. personální a právní zajišťuje:

plnění povinností tzv. podpůrného orgánu k Centrálnímu registru oznámení podle zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění pozdějších předpisů, a to ve vztahu ke všem členům RMO a vedoucím úředníkům SMOl (tajemník, vedoucí odborů, vedoucí oddělení)

odd. správa budov a ekonomické zajišťuje:

  • vedení evidence vyrozumění ohledně vyklizení nemovitostí bez náhrady nebo se zajištěním bytové náhrady nebo přístřeší podle § 340 odst. 2 zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů
  • vedení evidence pravomocných usnesení soudu o nařízení výkonu rozhodnutí prodejem nemovitostí podle § 335b odst. 3 zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů
  • vedení evidence pravomocných usnesení orgánů činných v trestním řízení o zajištění nemovitosti podle § 79b a § 79d zákona č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů

2. Výkon přenesené působnosti v rozsahu pověřeného obecního úřadu stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu obce s pověřeným obecním úřadem

(dle vyhlášky č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů obcí s rozšířenou působností, ve znění pozdějších předpisů)

územní rozsah:
města:
Olomouc,Velká Bystřice
městyse:
Dub nad Moravou (část Bolelouc, Dub nad Moravou, Tučapy), Náměšť na Hané, Velký Újezd
obce:
Bělkovice-Lašťany, Blatec, Bohuňovice, Bukovany, Bystročice (část Bystročice, Žerůvky), Bystrovany, Daskabát, Dolany (část Dolany, Pohořany, Véska), Doloplazy, Drahanovice (část Drahanovice, Kníničky, Lhota pod Kosířem, Ludéřov, Střížov), Grygov, Hlušovice, Hněvotín, Horka nad Moravou, Charváty (část Čertoryje, Drahlov, Charváty), Kozlov (část Kozlov, Slavkov), Kožušany-Tážaly (část Kožušany, Tážaly), Krčmaň, Křelov-Břuchotín (část Břuchotín, Křelov), Liboš, Loučany, Luběnice, Lutín (část Lutín, Třebčín), Majetín, Mrsklesy, Přáslavice (část Kocourovec, Přáslavice), Příkazy (část Hynkov, Příkazy), Samotišky, Skrbeň, Slatinice (část Lípy, Slatinice), Suchonice, Svésedlice, Štěpánov (část Březce, Moravská Huzová, Štěpánov), Těšetice (část Rataje, Těšetice, Vojnice), Tovéř, Tršice (část Hostkovice, Lipňany, Vacanovice, Přestavlky, Tršice, Zákřov), Ústín, Velký Týnec (část Čechovice, Velký Týnec, Vsisko), Věrovany (část Nenakonice, Rakodavy, Věrovany)

  • nevykonává

3. Výkon přenesené působnosti v rozsahu obecního úřadu obce s rozšířenou působností stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu obce s rozšířenou působností

(dle vyhlášky č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů obcí s rozšířenou působností, ve znění pozdějších předpisů)

územní rozsah:
města:
Olomouc, Velká Bystřice
městyse:
Dub nad Moravou (část Bolelouc, Dub nad Moravou, Tučapy), Náměšť na Hané, Velký Újezd
obce:
Bělkovice-Lašťany, Blatec, Bohuňovice, Bukovany, Bystročice (část Bystročice, Žerůvky), Bystrovany, Daskabát, Dolany (část Dolany, Pohořany, Véska), Doloplazy, Drahanovice (část Drahanovice, Kníničky, Lhota pod Kosířem, Ludéřov, Střížov), Grygov, Hlubočky (část Hlubočky, Hrubá Voda, Mariánské Údolí, Posluchov), Hlušovice, Hněvotín, Horka nad Moravou, Charváty (část Čertoryje, Drahlov, Charváty), Kozlov (část Kozlov, Slavkov), Kožušany-Tážaly (část Kožušany, Tážaly), Krčmaň, Křelov-Břuchotín (část Břuchotín, Křelov), Liboš, Loučany, Luběnice, Lutín (část Lutín, Třebčín), Majetín, Mrsklesy, Přáslavice (část Kocourovec, Přáslavice), Příkazy (část Hynkov, Příkazy), Samotišky, Skrbeň, Slatinice (část Lípy, Slatinice), Suchonice, Svésedlice, Štěpánov (část Březce, Moravská Huzová, Štěpánov), Těšetice (část Rataje, Těšetice, Vojnice), Tovéř, Tršice (část Hostkovice, Lipňany, Vacanovice, Přestavlky, Tršice, Zákřov), Ústín, Velký Týnec (část Čechovice, Velký Týnec, Vsisko), Věrovany (část Nenakonice, Rakodavy, Věrovany), území vojenského újezdu Libavá.

odbor kancelář tajemníka jako celek zajišťuje:

  • organizační, technické a materiální zajištění voleb a celostátního referenda podle příslušných obecně závazných právních předpisů, právních předpisů SMOl a interních norem SMOl

4. Výkon přenesené působnosti na základě veřejnoprávních smluv

  • nevykonává

5. Výkon přenesené působnosti na základě rozhodnutí krajského úřadu, popř. rozhodnutí ministerstva vnitra

  • nevykonává

1 Viz vyhláška č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obci s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů obcí s rozšířenou působností, ve znění pozdějších předpisů.

zpracovala: Ing. Sylvie Nováková – vedoucí odboru

Kontakt

Magistrát města Olomouce
Horní náměstí č.p. 583
779 11 Olomouc
Telefon: 585 513 111 | tel. seznam

E-mail: podatelna@olomouc.eu
Datová schránka ID: kazbzri

IČ: 00299308
DIČ: CZ 00299308

Základní úřední dny a hodiny

(včetně pokladen)

Pondělí: 8:00 – 12:00 13:00 – 17:00
Úterý: 8:00 – 12:00 13:00 – 15:30
Středa: 8:00 – 12:00 13:00 – 17:00 (18:00)
Čtvrtek: 8:00 – 12:00 13:00 – 15:30
Pátek:
Úřední hodiny jednotlivých pracovišť

Pracoviště magistrátu