Nejpozději od 1. listopadu je budou nuceny používat všechny orgány veřejné moci a je na každém z nás, aby zvážil případné výhody a nevýhody této komunikace a rozhodl se, zda si tuto novinku rovněž pořídí.
Co je datová schránka?
Datová schránka je nástroj podobný běžně používané e-mailové schránce, jejímž prostřednictvím lze činit podání kterémukoliv úřadu. Úřady prostřednictvím datové schránky doručují své písemnosti příslušným adresátům (fyzickým nebo právnickým osobám, které mají zřízenu datovou schránku) a dalším orgánům veřejné správy. Veškeré úkony, které provedete prostřednictvím elektronické datové schránky, mají stejnou váhu, jako byste je učinili písemně. Výhodou ale je, že oproti doručování v listinné podobě se v tomto případě podstatně zvyšuje rychlost. „Zjednodušeně lze říci, že podání učiněné datovou schránkou je doručeno okamžikem, kdy datovou schránku příjemce otevře oprávněná osoba, nebo 10 dní po vložení datové zprávy podle toho, co nastane dříve. Podání je z pohledu práva doručeno bez ohledu na to, zda příjemce podání opravdu četl,“ upozorňuje Miloš Adam z odboru správy olomouckého magistrátu. Nesmírně důležité je podle něj to, že zpráva nikde neputuje, ale leží neustále v úložišti poskytovatele služby, a nemůže se tedy nikde ztratit, ani ji nemůže nikdo pozměnit. „Vždy lze jednoduše prokázat, že zpráva, dopis nebo podání bylo doručeno a prakticky se nelze doručení žádnou cestou vyhnout,“ dodává.
Kdo může a kdo musí mít datovou schránku?
Ze zákona jsou povinně zřízeny a nejpozději 1. listopadu 2009 i aktivovány datové schránky všem orgánům veřejné moci, organizacím zřízeným podle zvláštního zákona a organizacím a osobám zapsaným v obchodním rejstříku. O zřízení datové schránky může dobrovolně požádat organizace nezapsaná v obchodním rejstříku, fyzická osoba-občan a fyzická osoba-podnikatel.
Jako fyzická osoba tedy schránku mít nemusíte, pokud si ji už ale jednou aktivujete, musíte ji používat. To znamená, že je vaší povinností kontrolovat a vyzvedávat přijaté dokumenty. O tom, že vám přišla nová zpráva, se můžete nechat informovat prostřednictvím mailu nebo SMS. Naopak orgány veřejné moci musejí před tím, než odešlou nějakou písemnost, zjistit, zda adresát má datovou schránku. V takovém případě jsou povinny přednostně použít pro doručení datovou schránku. Ostatní uživatelé ji v komunikaci s úřady mohou, ale nemusejí použít.
NEVÝHODY POUŽÍVÁNÍ DATOVÉ SCHRÁNKY
- Vždy zůstane značné množství pošty, která půjde v listinné podobě. Rozhodnutí soudu o 50 stranách, stavební dokumentace, zásilka obsahující ceniny nebo průkazy. Na tyto výjimky pamatuje legislativa a budou odesílány vždy v listinné podobě.
- Nutnost ukládat doručené zprávy mimo datovou schránku. Papírový dopis prostě hodíte do krabice a za 20 let jej vyjmete a použijete. Nepotřebujete nic než šuplík nebo krabici a suchou půdu. Elektronický dokument musíte někde uložit, bezpečně zálohovat a starat se o něj. Většina lidí takový postup nemá zažitý, nezálohuje data a každá výměna počítače nebo výměna pevného disku je rodinná tragédie spojená se ztrátou všech dokumentů, fotografií a filmů. Zničení nebo ztráta elektronických dokumentů z datové schránky může vést i k úplné ztrátě majetku. (Za úhradu službu dlouhodobého uložení nabídne Česká pošta.)
- Velmi drahá autorizovaná konverze z datové zprávy do listinné podoby nebo opačně stojí 30 korun za stránku a 100 korun za stránku, pokud si nechá občan konverzi provést na našich zastupitelských úřadech v cizině.
- U počítačů s pomalejším připojením zdlouhavé otevírání doručených nebo odeslaných zpráv.
Jak si datovou schránku zřídit?
Nejjednodušší je navštívit pracoviště CzechPointu, kde o zřízení datové schránky požádáte. Během několika dní obdržíte doporučený dopis s přihlašovacími údaji a po přihlášení a nastavení základních parametrů ji můžete začít používat.
Pokud si chcete nezávazně vyzkoušet, jak datová schránka vypadá a jak se obsluhuje, lze navštívit www.datoveschranky. info a v nabídce Vše, co jste chtěli vědět o datových schránkách je k dispozici přístup do demoverze. Požádáte o přístupové údaje a po jejich zaslání si můžete demoverzi datové schránky vyzkoušet.
Využití pro praxi bude mít novinka podle odborníků dostatek. „Nástup používání datových schránek je opravdový průlom do komunikace a hlavně do pohledu na doručování. Od července příštího roku bude možné například používat datové schránky pro komunikaci mezi stavební spořitelnou a klientem, stejně tak mohou postupovat pojišťovny, banky, plynárny, elektrárny a podobně. Od 1.1.2010 půjde používat datové schránky i pro elektronickou fakturaci,“ upřesnil Adam.
VÝHODY POUŽÍVÁNÍ DATOVÉ SCHRÁNKY
- Jistota doručení podání a praktická nemožnost jeho ztráty.
- Odbourání části nekonečného stání front na poštách v době, kdy to člověku nevyhovuje.
- Odbourání rizika, že zásilka občanovi není doručena a navíc do poštovní schránky není vložena ani 1., ani 2. výzva o uložení zásilky.
- Získání nezávislosti na otevíracích hodinách podatelen úřadů.
- Úspora poštovních poplatků.
Na co si dát pozor
Přístup do datové schránky je nutné si chránit obdobně, jako si člověk chrání klíče od trezoru nebo by si měl chránit PIN k platební kartě. Každý krok provedený datovou schránkou je nezpochybnitelný a proto zneužití datové schránky může mít pro majitele velmi závažné důsledky. Samozřejmostí by mělo být její používání výhradně na důvěryhodných a dobře zabezpečených počítačích. „Používání datové schránky z internetové kavárny, počítačové herny nebo třeba u kamaráda, který je známý surfováním po závadových stránkách, kde nevíte, v jakém stavu počítače jsou a jaký program snímá přihlašovací jména a hesla, je nejlepší cestou jak doplatit na svou důvěřivost,“ varuje expert z odboru správy.
Jak je to s placením?
Přes široké uplatnění je ale podle něj rozsah možností datové schránky omezen. Velikost jedné zprávy, včetně všech příloh, je omezena na 10 MB. Kromě toho datovou schránku nelze použít například na zaslání spustitelných souborů nebo některých „exotických“ formátů.
Pozitivum je, že občan ani žádná organizace za podání vůči orgánům veřejné moci pomocí datové schránky přímo neplatí. Poštovné je hrazeno ze státního rozpočtu. Platit se ovšem bude za komunikaci mezi občany a organizacemi.